GİB e-Arşiv portalında 5000 TL sınırını aşan fatura keserken sistem hata veriyor, faturayı 2500 TL olarak ikiye bölsem vergisel açıdan sorun teşkil eder mi?

GİB e-Arşiv Portalı üzerinden fatura düzenlerken karşılaşılan sistemsel aksaklıklar sebebiyle faturayı yapay parçalara bölmek, vergi mükelleflerinin uygulamada düştüğü en ağır ve tehlikeli vergisel yanılgılardan biridir. Konuyu ilgili tebliğ hükümleri, Vergi Usul Kanunu cezaları ve teknik arka planıyla açıklayalım:

• GİB 509 Sıra No'lu Genel Tebliği ve Aynı Gün Kuralı: GİB 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği uyarınca, e-Arşiv fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce vergi mükelleflerine düzenlenen faturaların vergiler dahil toplam tutarının 5.000 TL'yi (mükellef olmayanlara yapılan teslimlerde belirlenen yasal hadleri) aşması halinde faturanın e-Arşiv Fatura olarak GİB portali üzerinden düzenlenmesi kanuni bir mecburiyettir. Tebliğde son derece sarih bir amir hüküm yer almaktadır: "Aynı günde aynı mükellefe düzenlenen faturalar topluca birlikte değerlendirilir." Dolayısıyla faturayı 2.500 TL + 2.500 TL veya 3.400 TL + 3.400 TL olarak bölmeniz kanuni sınırı aşma gerçeğini ortadan kaldırmaz; gün sonu toplamınız 6.800 TL olduğu için her halükarda e-Arşiv zorunluluğuna tabidir.
• VUK 353/1 Uyarınca Özel Usulsüzlük Cezası: VUK 231/5 ve 509 Sıra No'lu Tebliğ gereğince, e-Arşiv olarak düzenlenmesi gereken bir işlemin bölünerek kağıt fatura ile düzenlenmesi veya sistem kısıtlarını aşmak amacıyla sahte bir bölünmeye tabi tutulması halinde bu faturalar kanunen "hiç düzenlenmemiş" sayılır. VUK'un 353. maddesinin 1. fıkrası uyarınca, her iki parçanın toplam bedeli üzerinden %10 oranında Özel Usulsüzlük Cezası kesilir. Üstelik bu ceza VUK 353/1 gereğince faturayı düzenleyen mükellefe kesildiği gibi, faturayı alan müşterinize de AYRI AYRI tebliğ edilir.
• VUK 227 ve VUK 359 (Kaçakçılık/Yanıltıcı Belge) Riski: 213 sayılı VUK'un 227. maddesi uyarınca vergilendirmede muamelelerin gerçek mahiyeti esastır. Ortada tek bir sipariş, tek bir irsaliye ve tek bir teslim varken, sırf portaldaki anlık teknik hatayı atlatmak adına faturanın suni olarak parçalanması vergi müfettişlerince 'muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge düzenleme' (VUK 359/a-2) şüphesiyle değerlendirilebilir ve bu durum şirketi adli ve cezai soruşturmalarla karşı karşıya bırakabilir.
• Portaldaki Teknik Hatanın Gerçek Sebebi ve Çözümü: GİB Portalında 5.000 TL üzerindeki faturaların kesilememesi gibi bir kural kesinlikle yoktur; çünkü bu portalın bizzat varoluş gayesi 5.000 TL ve 30.000 TL sınırını aşan faturaların düzenlenmesidir! Aldığınız hata limit kaynaklı değil, tamamen aşağıdaki teknik sebeplerden doğmaktadır:
  • Alıcı mükellefin vergi kimlik numarası (VKN) sorgusunun o an GİB sunucularında yanıt vermemesi veya alıcının unvanında XML standardına aykırı özel karakterlerin (&, <, >, ", /, kesme işareti) yer alması,
  • Kullandığınız internet tarayıcısının (Chrome, Edge vb.) oturum süresinin (session timeout) dolması veya çerez şişmesi,
  • Kalem satırlarındaki KDV matrahı, oran ve kuruş yuvarlamalarının GİB XML şeması kurallarına tam uymaması,
  • Bilgisayarınızda çalışan 'GİB İmza' Java uygulamasının portunun antivirüs/güvenlik duvarı tarafından engellenmesi.
• Yapılması Gereken Doğru İşlem: Faturayı kesinlikle bölmeyiniz. Tarayıcınızı gizli pencerede açarak portala tekrar giriş yapınız, unvan veya açıklamalardaki özel karakterleri kaldırınız, GİB İmza aracını yönetici olarak başlatınız ve faturayı tek seferde 6.800 TL olarak imzalayınız.