Temel e-Fatura yanlışlıkla onaylandığında iptal veya iade süreci nasıl işler?

Merhaba, öncelikle geçmiş olsun. Temel e-Fatura senaryosunda faturaya sistem üzerinden (uygulama yanıtı ile) red veya kabul cevabı dönme imkanı bulunmamaktadır. Fatura, alıcının posta kutusuna ulaştığı anda teknik olarak onaylanmış sayılır. Ancak bu durum, hatalı bir faturayı hukuken kabul etmek zorunda olduğunuz anlamına gelmez. Karşılaştığınız bu durumda izleyebileceğiniz yasal ve sistemsel adımları detaylıca açıklayalım.

1. KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Yoluyla İtiraz ve İptal Süreci:
Türk Ticaret Kanunu'nun 18. maddesinin 3. fıkrası gereğince, tacirler arasındaki temerrüde düşürme, sözleşmeyi feshetme veya sözleşmeden dönme ihbarları noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemi ile yapılır. Hatalı kesilen bir Temel e-Faturaya 8 gün içerisinde itiraz etme hakkınız bulunmaktadır. Eğer faturanın size ulaşmasının üzerinden sadece 2 gün geçtiyse, firmanızın KEP adresinden, faturayı düzenleyen firmanın KEP adresine, ilgili faturanın (Fatura No, Tarih, Tutar bilgileri belirtilerek) içeriğine ve fiyatlandırmasına itiraz ettiğinizi ve faturayı kabul etmediğinizi bildiren yasal bir ihtarname/bildirim gönderebilirsiniz. Bu bildirim, yasal olarak faturaya süresi içinde itiraz ettiğinizi kanıtlar. Karşı taraf da bu itirazı kabul edip kendi kayıtlarında gerekli düzeltmeyi (iptal işlemini) GİB iptal/itiraz portalı üzerinden veya KEP itirazını gerekçe göstererek yapmalıdır.

2. GİB e-Fatura İptal, İtiraz ve İhbar Portalı:
Gelir İdaresi Başkanlığı, Temel e-Faturaların iptal ve itiraz süreçlerini kolaylaştırmak amacıyla 1 Mayıs 2019 tarihinden itibaren "e-Fatura İptal/İtiraz Portalı"nı devreye almıştır. KEP üzerinden veya noter aracılığıyla yaptığınız harici itirazların sistemde de görünür olması için bu portalı kullanabilirsiniz. Faturayı düzenleyen taraf, bu portaldan iptal/itiraz talebi oluşturabilir, siz de alıcı olarak bu talebi onaylayabilirsiniz. Veya siz alıcı olarak itiraz bildirimi oluşturabilirsiniz.

3. İade Faturası Düzenlenmesi (Alternatif Yöntem):
Eğer KEP veya noter itirazı gibi süreçlerle uğraşmak istemiyorsanız ve faturayı düzenleyen taraf ile karşılıklı mutabakata vardıysanız, en pratik ticari çözüm iade faturası kesmektir. Size kesilen hatalı e-Faturayı yasal kayıtlarınıza (Alış faturası olarak) alırsınız. Ardından, aynı tutar ve içerikte (açıklama kısmına "Şu tarih ve şu numaralı faturanın iadesidir" ibaresini ekleyerek) bir e-Fatura (İade senaryosunda veya Temel/Ticari senaryoda, faturanın tipini İADE seçerek) düzenleyip karşı tarafa gönderirsiniz. Böylece muhasebe kayıtları karşılıklı olarak ters kayıtla kapanmış ve bakiye sıfırlanmış olur. Özellikle ticari ilişkilerinizin iyi olduğu tedarikçilerle bu yöntem zaman ve maliyet açısından çok daha avantajlıdır. Fiyatlandırma hatası olduğu için, iade faturasını kestikten sonra tedarikçiniz size doğru fiyatlarla yeni bir fatura düzenleyebilir.

Özetle; 8 günlük yasal itiraz süreniz dolmadığı için KEP üzerinden itiraz edebilir ve GİB portalı üzerinden süreci işletebilirsiniz. Ancak ticari pratikte en çok tercih edilen ve en hızlı sonuç veren yöntem, karşı tarafla anlaşıp iade faturası düzenlemektir. Karar verirken firmanızın iş akışlarına ve tedarikçinizle olan iletişiminize göre hareket etmenizi öneririm.