Ticari e-faturayı 8 gün içinde reddetmeyi unuttuk, karşı taraf da iade faturası kabul etmiyor, KEP üzerinden itiraz süreci nasıl işliyor?

Ticari e-Fatura senaryosunda 8 günlük yasal süre içerisinde 'Uygulama Yanıtı' ile ret dönülmediğinde, Gelir İdaresi Başkanlığı merkezi sistemi faturanın durumunu otomatik olarak 'Kabul Edildi' olarak güncellemektedir. Ancak bu sistemsel durum hukuki ve vergisel açıdan haklarınızın tamamen kaybolduğu anlamına gelmez. Karşılaştığınız bu ihtilafta atmanız gereken yasal ve muhasebesel adımlar şunlardır:

• 8 Günlük Süre ve Karinenin Hukuki Sınırları (TTK 21/2): 6102 sayılı TTK'nın 21. maddesinin 2. fıkrasına göre sekiz gün içinde itiraz edilmeyen fatura içeriği kabul edilmiş sayılır. Ancak Yargıtay Hukuk Genel Kurulu'nun istikrar kazanmış içtihatlarına göre, faturanın kabul edilmiş sayılması sadece faturada yazılı işin yapıldığına veya malın teslim alındığına dair 'adi bir delil karinesidir'. Sözleşmeye açıkça aykırı olan, hiç ifa edilmemiş veya haksız olarak eklenmiş fahiş tutarlar için borç doğurmaz. Karinenin aksini ispat yükü süreyi kaçıran tarafa (şirketinize) geçer.
• TTK 18/3 Kapsamında KEP ile İtiraz Prosedürü: Sistem ret süresi kaçırılmış olsa dahi, hiç vakit kaybetmeksizin TTK'nın 18. maddesinin 3. fıkrasına uygun olarak noter kanalıyla veya güvenli e-imza ile Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden kapsamlı bir ihtarname gönderilmelidir. İhtarnamede; faturanın ETTN ve evrak numarası, sözleşme maddeleri, onaylanmış hakediş raporu, 150.000 TL tutarındaki haksız fazlalığın teknik ve hukuki gerekçeleri tek tek belirtilmeli; bu tutarın kesinlikle kabul edilmediği ve borç kaydedilmeyeceği açıkça ihtar edilmelidir. KEP gönderiminin tamamlanmasıyla oluşan delil işlem dosyası (.eyp uzantılı) adli delil niteliğindedir.
• GİB 509 Sıra No'lu Tebliği Uyarınca İptal/İtiraz Portalı İşlemi: KEP gönderimi yapıldıktan sonra, GİB 509 Sıra No'lu Tebliğ uyarınca 'e-Fatura İptal/İtiraz Bildirim Portalı'na mali mühürle giriş yapılmalıdır. Alıcı olarak 'İtiraz Bildirimi' sekmesinden ilgili faturanın ETTN'si, KEP gönderi zamanı ve KEP işlem numarası girilerek sisteme resmi itiraz işlenir. Karşı taraf bu itirazı portal üzerinden onaylamasa dahi, sisteme girilen bu kayıt faturanın ihtilaflı olduğunu kamu otoriteleri nezdinde tescil eder.
• VUK 227 ve Muhasebe Kayıtlarının Yönetimi: VUK'un 227. maddesi uyarınca gerçeği yansıtmayan bir harcamanın yasal defterlere gider veya maliyet olarak intikali yasaktır. 450.000 TL'nin tamamını 740/770 maliyet hesaplarına atıp KDV'sini indirim konusu yapmanız halinde, vergi denetiminde sahte veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge ve haksız KDV indirimi iddiasıyla 1 kat Vergi Ziyaı Cezası ile karşılaşırsınız. Yapılması gereken muhasebe kaydı şudur:
  • Kabul edilen 300.000 TL + KDV'lik kısım ilgili maliyet ve 191 İndirilecek KDV hesabına işlenmelidir.
  • İhtilaflı olan 150.000 TL'lik haksız kısım ise kesinlikle giderleştirilmemeli; eğer fatura cariye işlenecekse pasifte 320 hesabında tutulurken aktifte '136 Diğer Çeşitli Alacaklar - Şüpheli/İhtilaflı Fatura Farkları' hesabında veya doğrudan '900'lü Nazım Hesaplar'da izlenmelidir.
  • Kabul edilen 300.000 TL tedarikçiye banka kanalıyla açıklama düşülerek ödenmeli, 150.000 TL için derhal Arabuluculuk Bürosuna başvurulmalı ve ardından Asliye Ticaret Mahkemesinde Menfi Tespit Davası açılmalıdır.