E-Fatura Saklama ve Arşivleme Zorunluluğu: Kağıt Çıktı Almak Yasal Olarak Gerekli mi?

Pek çok muhasebe departmanında gelen e-faturaların yazıcıdan çıktısı alınıp klasörlerde dosyalandığı görülmektedir. Ancak Vergi Denetim Kurulu incelemelerinde kağıt çıktının hiçbir yasal geçerliliği yoktur.

1. Asıl Belge Hangisidir?

VUK 509 Sıra No.lu Genel Tebliği uyarınca elektronik faturanın aslı, üzerinde satıcının mali mührünü / e-imzasını barındıran UBL-TR formatındaki XML dosyasıdır. Yazıcıdan alınan PDF veya kağıt döküm yalnızca bilgilendirme amaçlı bir 'çıktı' niteliğindedir; resmi belge sayılamaz.

2. Yasal Saklama Süresi ve Cezalar

• Vergi Usul Kanunu Açısından: 5 yıl boyunca vergi dairesine ibraz edilmek üzere saklanmalıdır.
• Türk Ticaret Kanunu Açısından: Ticari davalarda delil olarak kullanılabilmesi için 10 yıl saklanması mecburidir.
• İbraz Edilmeme Cezası: Müfettiş denetiminde XML formatında ibraz edilemeyen faturalar için özel usulsüzlük cezası kesilebilir ve KDV indirimleri reddedilebilir.